Workation: een perfecte manier om in een andere omgeving inspiratie op te doen en wat werk weg te knallen. Amusant voor jou, maar hoe leuk vindt de Belastingdienst het? Kortom, wat is wel en wat is niet aftrekbaar? Omdat ik online geen eenduidig antwoord kan vinden, vraag ik fiscalist Geert-Jan Peters van Pierson Belastingadviseurs het hemd van het lijf. ‘Een workation kent niet zozeer één grijs gebied, het kent 50 tinten grijs.’
‘Er zijn geen vaste richtlijnen voor een workation. Het draait om gezond verstand,’ aldus Geert-Jan. Om dit te verduidelijken leg ik hem negen vragen voor.
-
Wat bedoel je met dat er ‘geen vaste richtlijnen’ rondom workations zijn?
‘Als je kijkt naar renteaftrek voor een eigen woning dan kent deze belastingregel duidelijke regels en kaders. De richtlijnen rondom workations bevinden zich in een grijs gebied. Er zijn geen vaste regels, dat maakt het naast moeilijk, aan de andere kan ook gewoon heel simpel. Dat gaat vast in de toekomst veranderen, maar voor nu draait het vooral om het gebruik van je gezond verstand.’
-
Je gezond verstand gebruiken; kun je dat toelichten?
‘Als ondernemer bepaal je zelf hoe je je onderneming drijft. Het is aan jou en niet aan de fiscus om te bepalen hoe je je bedrijf runt. Zo gaat de ene ondernemer met een nieuwe klant bij een sterrenrestaurant eten, terwijl de ander een slagroomtaart laat bezorgen. Ine, jij hebt een kantoor aan huis, de ander huurt een dure locatie op de Zuidas in Amsterdam. Je hebt de vrijheid om te doen wat jij denkt dat bevorderlijk is voor je business. Er zijn geen absolute waarheden en geen wijsheden. Door wat uitspraken van de Hoge Raad krijg je wel een beter idee van het gebruiken van het ‘gezond verstand.’
-
Kun je wat uitspraken als voorbeeld noemen?
‘Zo gaat een eigen vliegtuig wat ver om als zakelijke post voor je werkreizen op te voeren. Een medisch specialist met een eenmanszaak kocht een Cessna vliegtuig om naar congressen te vliegen (Chessna Arrest). Hier ging de ficus niet mee akkoord. Hetzelfde gold voor een zaak met renpaarden op naam van een uitzendbureau. Deze aanschaf had weinig verband tussen de business en de sponsoring van de paarden. Of het voorbeeld van een ondernemer met 40 dure auto’s op de zaak. Hier is de Hoge Raad duidelijk: dit gaat te ver. Je dient voor jezelf een redelijkheidstoets te maken.’
-
Hoe maak je een redelijkheidstoets voor je workation?
Een redelijkheidstoets is niet in beton gegoten. Het hangt af van de feiten en omstandigheden – om maar even lekker ‘grijs’ te blijven. Wat ik daarmee wil zeggen is dat je verhaal allesbepalend is. Ga je in je eentje voor een paar weken in Spanje zitten of ga je een midweek met je partner en kinderen naar CenterParcs. Werk je meerdere uren per dag of klap je je laptop eens per dag een half uur open: in het laatste geval is dit nauwelijks zakelijk te noemen. Kortom, hoe meer privé elementen je trip kent, hoe minder aftrekbaar.’
-
Hoe werkt het als je trip ook privé elementen heeft?
‘Je workations zullen altijd privé elementen kennen zoals je leven thuis na werktijd dat ook kent. Maar Ine, pak jouw laatste workation als voorbeeld: je werkte iedere dag ca. 4-6 uur en trok daarna tijd uit om Madeira wandelend te ontdekken. Dan kun je ervoor kiezen om te zeggen: drie vierde of de helft van mijn trip was zakelijk, het ander gedeelte privé en die verhouding dan ook opvoeren.’
-
Hoe zorg je dat je verhaal richting de Belastingdienst geloofwaardig is? Wat voor bewijs voer je op?
‘Zorg dat je per workation voor jezelf een korte toelichting op papier zet. Sla dit op een logische plek op, waar je het - indien nodig - kunt terugvinden. Omschrijf wat de aanleiding was, wat je ging doen etc. Meld ook waar je eventueel bewijsmateriaal kan terugvinden. Nu weet je vast nog wat je vorige maand in Madeira deed. Volgend jaar wellicht niet meer. Vul je agenda met wat je hebt gedaan, hou (bel) afspraken bij en schrijf eventueel je tijd.’
-
Wat als de Belastingdienst aan je verhaal twijfelt?
Stel dat de Belastingdienst een ‘red flag’ signaleert, bijvoorbeeld omdat je huisvestings- of reiskosten enorm zijn gestegen. Dan kun je een vragenbrief krijgen. Je dient dan schriftelijk antwoord te geven waarbij bewijslast noodzakelijk is. Heb je geen verhaal dan kun je, boven op het terugbetalen van je renteaftrek, ook een boete verwachten. Kortom, dossiervorming is alles om gedoe te voorkomen.’
-
Verblijf, vervoer, eten en drinken: welke kosten kun je aftrekken?
Het eten en drinken thuis zijn prive kosten, zo ook tijdens je workation. Behalve als je met een zakelijke insteek uit eten gaat uiteraard. Voor internet, reis- en verblijfkosten geldt: zoek naar redelijkheid voor jou. Trek bijvoorbeeld 75% van de kosten af en zie 25% als prive besteding. Hiking, surfles en canyoning zijn – zoals in jouw geval Ine – prive uitgaven. Ga je op retraite? Een mental coach is in Nederland aftrekbaar en dus ook mental coaching die je in het buitenland inzet.’
-
En als je personeel hebt: mag je je werknemers een workation aanbieden?
‘Als werkgever mag je alles aanbieden, alleen heb je soms te maken met een loonelement. Wat een ruim begrip is, aangezien bijna alles wat je krijgt, loon heet. Als je een werknemer hebt die energie krijgt van een weekje in Frankrijk werken dan kan dit onbelast worden vergoed worden. Elke casus dien je als werknemer, met het in acht nemen van bovengenoemde, individueel te beoordelen.’
Workation is een nieuw fenomeen en er is, zoals jullie kunnen opmaken uit het gesprek met Geert-Jan, nog weinig jurisprudentie. Voor nu kunnen we stellen dat alles draait om je verhaal en de redelijkheid van de kosten die je opvoert. Een tip: laat bij voorkeur je gezinsleden thuis😉.